INISIASI 4 TEKNOLOGI KOMUNIKASI DAN INFORMASI

Dalam sebuah sistem informasi seperti halnya perpustakaan, prosedur akses terhadap data atau informasi sangat penting untuk diperhatikan, mengingat pengakses informasi perpustakaan sangat banyak dan bervariasi penggunannya. Apabila prosedur akses kurang diperhatikan, maka terjadinya kerusakan data yang tersimpan dalam gudang data atau server akan mempunyai peluang yang besar. Kondisi demikian akan sangat merugikan perpustakaan baik dari segi ekonomis ataupun teknis.

Indonesia Security Incident Response Team on Internet Infrastructure, ID-SIRTII, mencatat sejumlah insiden sepanjang tahun 2009 yang dapat dikategorikan sebagai kegiatan kriminal menurut peraturan perundangan yang berlaku terutama KUHP, UU No. 11/2008 tentang ITE, UU No. 36/1999 tentang telekomunikasi dan ketentuan lainnya.  Kejahatan yang menonjol antara lain: pencurian identitas dan data (sumber daya informasi) serta pembajakan akun (email, IM, social network).

Sebagian besar kejahatan belum dapat ditindaklanjuti oleh Kepolisian karena keterbatasan sumber daya dan akses, terutama menyangkut pemeriksaan oleh penegak hukum Indonesia kepada penyelenggara layanan asing di luar negeri walaupun UU ITE telah mengaturnya.
Oleh karena itu prosedur akses harus diatur sedemikian rupa, sehingga dari segi data akan aman dan dari segi akses menjadi lebih mudah dan cepat. Aksesibilitas menjadi semakin kompleks apabila penggunaan komputer sudah dalam bentuk jaringan baik lokal (Local Area Network, LAN) atau jaringan yang lebih luas (Wide Area Network, WAN).

Hierarki Data
Berdasarkan tingkat kompleksitas nilai data, tingkatan data dapat disusun ke dalam sebuah hirarki,  mulai dari yang paling sederhana sampai yang paling komplek.

1. Basis data, merupakan sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang memiliki hubungan antar record.
2. Berkas/file, merupakan sekumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu objek.
3. Record , merupakan sekumpulan field/atribut/data item yang saling berhubungan terhadap obyek tertentu
- fixed length record, semua field dalam record memiliki ukuran yang tetap.
- Variabel length record, field-field dalam record dapat memiliki ukuran berbeda (metode penandaan yang digunakan adalah : end of record marker, indikator panjang, dan tabel posisi record)
4. Field/atribut/data item, merupakan unit terkecil yang disebut data,yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna.
- fixed length field, memiliki ukuran yang tetap.
- variabel length field, field-field dalam record dapat memiliki ukuran berbeda.
5. Byte, adalah bagian terkecil yang dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit yang menyatakan sebuah karakter dalam memori (1 byte= 1karakter)
6. Bit, adalah sistem binner yang terdiri atas dua macam nilai, yaitu 0 dan 1. sistem binner merupakan dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin, yang merupakan serangkaian komponen elektronik dan hanya dapat membedakan 2 macam keadaan, yaitu ada tegangan dan tidak ada tegangan yang masuk ke rangkaian tersebut.

Mempercepat Akses Data
Untuk meningkatkan akses data banyak cara yang dapat dilakukan, antara lain dengan mengatur karakteristik file, mengeset hierarki data dan tata letak file dalam media penyimpanan.  Pengaturan kembali tata letak media dikenal dengan Disk Defragmentation.  Tata letak file yang tidak teratur atau fragmentasi akan memperlambat performa sistem komputer secara keseluruhan. Dalam proses defragmentasi, komputer akan melakukan pencarian untuk mengumpulkan / menyatukan kembali file-file yang tersebar tersebut sebelum bisa diakses.

Keamanan Jaringan
Jika sering bekerja dengan jaringan, maka tidaklah mengherankan mengapa keamanan jaringan perlu difikirkan otentifikasinya. Jaringan komputer atau yang yang lebih luas lagi internet merupakan sistem terbuka (open system) dimana semua orang dapat masuk ke komputer milik orang lain yang terhubung di dalam internet. Sistem terbuka juga mensyaratkan bahwa tidak ada ‘batasan’ bagi orang lain untuk masuk ke dalam jaringan kita, misalnya dengan menggunakan web browsing, akses ftp  dan lain sebagainya.
Semua kegiatan termasuk bisnis sekarang ini memerlukan akses yang tetap terhadap data yang terbagi-bagi, seperti inventori, catatan pelanggan dan database karyawan. Aplikasi yang penting, seperti email  dan sumber-sumber informasi seperti Web server, juga memerlukan jumlah peyimpanan yang terus bertambah untuk melayani kebutuhan kegiatan organisasi.

Apabila kita bekerja dalam jaringan, fasilitas sekuritas jaringan harus diaktifkan. Salah satu keunggulan jaringan (networking) adalah adanya fasilitas untuk mengamankan data-data penting terhadap pengguna yang tidak berhak.  Fasilitas keamanan jaringan sebenarnya telah disediakan oleh hardware. Namun seringkali dianggap tidak cukup sehingga harus ada tambahan keamanan dengan menggunakan software.

Sistem keamanan jaringan seringkali diupayakan dengan menggunakan firewall. Bentuk pengamanan jaringan menggunakan hardware lainnya yaitu dengan memaksimalkan fungsi firewall pada komputer.  Internet firewall, dengan segala kelebihan maupun kekurangannya, adalah salah satu mekanisme pengamanan yang paling banyak dipakai saat ini. 
Dengan memahami karakter jaringan, pola akses keterjangkauannya, serta tatacara perlindungan datanya, diharapkan manajemen data yang terjadi pada jaringan dapat berjalan sesuai perencanaan bisnis organisasi.